الوصف الوظيفي: وثيقةٌ لا مرفق
البند 5.3 (الأدوار والمسؤوليات والصلاحيات) لا يكتفي بأن تكون الأدوار محدَّدةً؛ يوجب أن تكون مُبلَّغةً داخل المنظّمة. والمدقّق يترجم ذلك إلى سؤالٍ واحد: «أرني الوصف الوظيفيّ لهذا الموظّف، وإثبات أنّه أُبلغ به».
تمييزٌ يوفّر عليك نقاشاً طويلاً
في goiso شيئان مختلفان يسمّيهما الناس «دوراً»:
- المسمّى الوظيفيّ — دورك في الهيكل التنظيميّ: فنّي كهرباء، مسؤول سلامة. تؤلّفه بلغتك بلا سقف، وعليه تُبنى مصفوفةُ الكفاءات والمناهجُ الإلزاميّة.
- حزمة الوصول — ما تستطيع فعله في المنصّة: أيّ الشاشات تفتح وأيّ الأزرار تضغط.
والوصفُ الوظيفيّ يسكن الأوّل، لأنّ 5.3 سؤالٌ تنظيميٌّ لا سؤالُ صلاحيات.
واربط الحزم بالمسمّى — إن شئت
الوصف الوظيفيّ يسكن المسمّى، لكنّ صفحة المسمّى نفسها تحمل حقلاً ثانياً اختيارياً: حزم الوصول التي يحتاجها شاغلوه. اختر منها ما يلزم، ثمّ:
- من أُسنِد إلى المسمّى نالها في حسابه بلا أن يمنحه أحدٌ شيئاً يدوياً.
- ومن تركه فقدها من نفسها — لا قائمةَ صيانةٍ يدويّةٍ تنسى أحداً.
وما منحه إنسانٌ يبقى. حزمةٌ أسندتَها بيدك لشخصٍ بعينه لا يسحبها تغييرُ مسمّاه — الجسر يسترجع صُنعَ يده وحدَه.
وحزمةُ مالك المؤسسة ليست في القائمة عمداً: هي لا تُمنح من شاشة الموارد البشرية.
فإن تركت الحقل فارغاً لم يتغيّر شيء، وبقي منح الوصول يدوياً كما كان.
بضغطة واحدة: ثلاثة روابط تُعقَد
من صفحة المسمّى الوظيفيّ، زرُّ «أنشئ وصفاً وظيفياً» يفعل ثلاثة أشياء دفعةً واحدة:
- يسكّ وثيقةً مضبوطة من نوع «وصف وظيفي» برمزٍ
JD-001، فتدخل السجلَّ نفسَه الذي تدخله سياساتُك وإجراءاتُك — لا دورةَ حياةٍ ثانيةٍ ولا خزانةَ ملفّاتٍ موازية. - يربطها بالمسمّى، فسؤال «أين وصف هذه الوظيفة؟» جوابُه صفٌّ لا بحثٌ بالعنوان.
- يحدّد جمهورها: شاغلو الوظيفة، تلقائياً — فهم جمهورُها بالتعريف، وتركُ ذلك للإنسان يعني وصفاً لا يقرؤه أحد.
والجمهورُ ليس تسليماً. تحديدُ الجمهور يقول «هؤلاء من سيُبلَّغون»، ولا يصل الموظّفَ شيءٌ بعد. لا تظهر الوثيقةُ في «وثائقي» ولا يُقبَل إقرارٌ عليها إلّا بعد أن يعتمد صاحبُ السلطة مراجعةً؛ والمسوّدةُ لا يراها إلّا من يملك صلاحيةَ الوثائق. فلا خشيةَ من أن يقرأ العاملون نصّاً لم يُعتمَد بعد.
ثمّ تتابع كما تتابع أيّ وثيقة: ارفع الملفّ في مسوّدة، أرسلها، ويعتمدها صاحبُ السلطة — وعند الاعتماد، وعنده فقط، تظهر لشاغلي المسمّى في «وثائقي».
وماذا يرى الموظّف؟
يفتح «وثائقي» فيجد وصفَه الوظيفيّ بمراجعته السارية، ويضغط «قرأتُ وفهمت». وهذا الإقرارُ هو الفرق بين «عندنا أوصافٌ وظيفية» و«أُبلغ العاملون بمسؤوليّاتهم» — وهو ما يطلبه البند حرفياً.
المقياسان
يدخل السجلُّ لوحَ الامتثال بمقياسين:
- كلّ مسمًّى مشغولٍ له وصفٌ سارٍ: تُحاسَب على المشغولة وحدها — مسمًّى بلا موظّفٍ فكرةٌ في الهيكل لا واقعٌ يُبلَّغ. ومسوّدةٌ لم تُعتمَد لا تُخبر أحداً بشيء، فلا تكفي.
- من لم يُقرّ وصفَه: عددُ الشاغلين الذين لم يُقرّوا المراجعة السارية. ويرتفع من نفسه عند اعتماد مراجعةٍ جديدة، لأنّ النصَّ تغيّر ومن قرأ القديم لم يقرأ الجديد.
وصفٌ واحدٌ لكلّ مسمًّى. التصحيحُ مراجعةٌ تاليةٌ على الوثيقة القائمة، لا وثيقةٌ ثانيةٌ لا يعرف الموظّفُ أيَّهما تلزمه.
أين تجده: الجانبية ← الموارد البشرية ← المسمّيات الوظيفية ← افتح مسمّى ← بطاقة الوصف الوظيفي.