الوثيقة المضبوطة: من المسوّدة إلى السارية

أكثر ما يسقط فيه المستأجرون الجدد أنّهم يرفعون ملفّاً ويظنّون أنّ 7.5 ضبط المعلومات الموثَّقة قد استُوفي. البند لا يسأل «أعندك ملفّ؟» — يسأل: أيّ نسخةٍ هي السارية، ومن اعتمدها، ومتى، وهل سُحبت القديمة من التداول؟

الوثيقة حاوية، والمراجعة سجلّ

في goiso تنفصل الوثيقةُ عن محتواها:

• الوثيقة هويّة: رمزٌ فريد (POL-001)، نوعٌ، مالكٌ، وموعدُ مراجعةٍ قادمة. لا ملفَّ عليها.
• المراجعة هي المحتوى: ملفٌّ، وموجزُ تغييرٍ يقول لماذا صدرت، وتاريخُ سريان.

ولذلك لن تجد زرَّ رفعٍ في شاشة الوثيقة نفسِها: الملفُّ صفةُ مراجعةٍ لا صفةُ وثيقة.

دورة الحياة — خمس حالات

الاعتماد يُلغي ما قبله — في اللحظة نفسِها

حين تُعتمَد المراجعة الثانية، تصير الأولى ملغاة ويتحوّل مؤشّرُ الوثيقة إليها، في الانتقال نفسِه لا بخطوةٍ ثانية. لا يمكن أن توجد مراجعتان ساريتان لوثيقةٍ واحدة — وهذا ما يمنع أشهرَ ملاحظات المدقّقين: نسختان متداولتان ولا أحد يعرف أيُّهما المعتمدة.

الملغاة تبقى ولا تُخفى

المراجعة الملغاة لا تُحذف: تُعرَض بوسمٍ صريح «مراجعة ملغاة — السارية رقم N». الغرض ليس الأرشفة الجميلة بل منع الاستعمال غير المقصود، وهو نصُّ §7.5.3 حرفياً. ومن يبحث عن دليلٍ على ما كان معمولاً به في حادثٍ وقع قبل سنة، يجده.

المعتمَد لا يُحرَّر

بعد الاعتماد تُغلق المراجعة نهائياً: لا تعديلَ ولا حذف. التصحيح مراجعةٌ تالية، لا تحريرٌ في المكان. لو صحّحتَ نصّاً معتمَداً لضاع الجواب عن سؤال: «ما الذي كان مكتوباً يوم وقع الحادث؟».

البصمة

عند رفع الملفّ تُحسب بصمةُ SHA-256 وتُختَم في صفّ المراجعة — لا تُحسب لاحقاً عند العرض. فالتوقيعُ الذي يوقّعه المعتمِد يرتبط بهذا الملفّ بعينه، ويظهر في تبويب التاريخ.

موعد المراجعة الدورية

كلّ نوعٍ يحمل دوريّةً افتراضيّة (السياسة سنة، الإجراء سنتان...). ترثها الوثيقةُ عند الإنشاء وتتجاوزها متى شئت، وتُدحرَج تلقائياً عند كلّ اعتماد. والكنسُ الليليّ ينبّه قبل الاستحقاق ويُحمّر بعده.

مسودّة واحدة مفتوحة لكلّ وثيقة. مسودّتان متوازيتان تعنيان محرِّرَين ونصّاً واحداً، ولا أحد يعلم أيُّهما سيصير سارياً.

أين تجدها: الجانبية ← الحوكمة ← الوثائق المضبوطة. ومرشّح «بلا مراجعة سارية» في رأس الفهرس هو أوّل ما يسأل عنه المدقّق.